Graças ao novo conjunto de funções que entrega ao usuário, o Office XP simplifica a forma de trabalhar de cada um, permite que as pessoas colaborem nos documentos e trabalhem com outros usuários e possibilita a integração permanente de serviços adicionais no Office. Este software de produtividade é o complemento do sistema operacional Windows XP. Ambos possuem o apelido XP que significa eXPeriência, ou seja, apelam à experiência do usuário com o desempenho de seu computador e software.
A seguir, aprecie os 40 conselhos úteis que o Terra entrega a você, para que possa tirar o máximo proveito do Office XP.
Se você trabalha com vários documentos ao mesmo tempo, mude a configuração para que a barra de tarefas mostre apenas um ícone para cada programa Office.
Independentemente da versão de Office XP que você esteja usando, pode fazer com que este seja mais eficiente. Os subprogramas Word, Excel, PowerPoint e Outlook oferecem a possibilidade de criar um menu personalizado dos comandos que você mais usa. Aprenda:
Você pode guardar conteúdos Web sem problemas em um documento do FrontPage, Word ou Excel e personalizá-lo, se for necessário. Aprenda:
Para ajustar a largura do painel de tarefas, mova o ponteiro sobre a borda esquerda, até que se transforme em uma seta com duas pontas. Clique sobre a borda e arraste-a até que adquira a largura desejada. Se você quer que flutue, faça clique duplo sobre a barra do título e então poderá movê-lo a qualquer lugar da página. Para que volte à posição fixa, basta clicar duas vezes novamente sobre a barra do título. Se você quer ajustar o tamanho de um painel de tarefa flutuantes, mova o ponteiro sobre qualquer uma das bordas até que ele vire uma seta com duas pontas. Clique na borda e arraste-o até o tamanho desejado.
5. Crie hiperlinks com mais facilidade
Para adicionar com rapidez um hiperlink a um documento faça o seguinte:
Sublinhe o texto que deseja transformar em link e pressione Ctrl + K. Quando aparecer a caixa de diálogo de Inserir hiperlink, assegure-se que o ponto de inserção está no quadro de endereços. Comece a busca e abra a página Web com a qual você quer estabelecer o vínculo. Clique em Aceitar.
Este truque pode ser usado em todos os programas Office, menos no Publisher. Também funciona no Outlook, mas apenas se utilizarmos o Word como editor de mensagens.
Este processo não altera as cores nem o desenho da apresentação original colorida. No menu Visualizar, escolha Cor ou escala de cinza, depois clique em Escala de cinza ou Branco e preto puros. Para ajustar o aspecto de algum objeto, clique com o botão secundário do mouse no objeto, escolha Escala de cinza ou Configuração em branco e preto no menu e, a seguir, clique na opção que quiser. Para selecionar vários objetos, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica com o botão secundário do mouse em cada objeto, escolha Escala de cinzas ou Configuração em branco e preto puro no menu contextual e, a seguir, clique na opção desejada. Obs: podem ser aplicadas diferentes configurações de escala de cinzas ou de branco e preto a objetos do mesmo slide.
7. Instalar ou remover componentes individuais do Office
Se está instalado um programa do Microsoft Office a partir de um servidor de arquivos de rede ou uma pasta compartilhada, deve-se instalar ou remover componentes a partir desta localização. Se o programa do Office está instalado a partir do CD-ROM e se atribui uma nova letra para designar a unidade de CD-ROM desde a instalação, volte a realizar a instalação a partir do CD-ROM. Se está executando arquivos de um programa de Office a partir do CD-ROM, deve desinstalar o programa do Office para reinstalá-lo do CD-ROM. Saia de todos os programas.
No Painel de Controle do Windows, clique duas vezes sobre o ícone Adicionar ou Remover programas. Siga um destes procedimentos:
Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft Office, no quadro Programas instalados e, a seguir, clique em Alterar. Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa no quadro Programas instalados e, a seguir, clique no botão Alterar.
Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft Office, na ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionoar ou Remover. Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa na ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionar ou Remover.
Alguns dos conteúdos deste tema podem não ser aplicáveis a certos idiomas. Abra a janela de ajuda:
Siga um dos procedimentos:
No menu Ferramentas, clique em Opções de Autocorreção. Clique na ficha Marcas inteligentes. Desative Mostrar os botões de ações das marcas inteligentes. Clique em Aceitar. Note que a desativação de qualquer um dos botões de marcas inteligentes acontece em todos os programas do Office que tenham esta opção. Ou seja, se desativar no Word, o mesmo acontecerá no PowerPoint.
11. Comprovação de erros
O botão Erro aparece quando uma entrada de uma célula infringe um conjunto de regras para fórmulas. Por exemplo, se você escrever um cálculo que implica uma divisão por zero, aparecerá uma marca verde no extremo superior esquerdo da célula. Ao clicar na célula marcada, aparecerá o botão Erro. Várias opções serão oferecidas ao clicar na seta de extensão. As duas primeiras facilitam a melhor solução para o erro. As outras cinco são ações padrão para fórmulas.
Para desativar a comprovação de erros, no menu Ferramentas clique em Opções. Clique na ficha Comprovação de Erros. Desmarque a caixa Habilitar comprovação de erros em segundo plano. Clique em Aceitar.
Botão Opções de Autocorreção:
Nos programas PowerPoint, Word e Outlook, o botão Opções de autocorreção aparece quando o programa realiza uma correção automática e você retrocede o ponteiro ou o coloca sobre a dita correção automática. Por exemplo, você terminou de escrever uma lista numerada, mas a função Autocorreção numera também a linha seguinte e você pressiona tecla voltar para apagar o número. O botão Opções de Autocorreção aparece e oferece três opções: desfazer a mudança (voltar ao texto anterior), refazer a autocorreção ou criar uma exceção para este caso específico. Para controlar as opções de autocorreção, ajuste as seleções da caixa de diálogo Autocorreção.
Feche todos os programas do Office que se encontrem em execução. No menu Iniciar, escolha Programas, Ferramentas do Microsoft Office e, em seguida, clique em Assistente para guardar minha configuração. Siga as instruções que aparecem na tela para usar o Assistente. Agora, cada aplicativo Office tem uma aba de segurança única. As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis em uma só aba em Ferramentas>Opções. Isto permite ao usuário chegar facilmente às suas opções de segurança sem ter que ir a várias localizações. Em qualquer um dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas. Selecione a aba segurança.
13. Busque certificados revogados no Office XP
Para arquivos assinados (documentos, apresentações ou livros de trabalho): Um arquivo assinado conterá o ícone da firma (um carimbo, um selo ou o logo) na barra de status. No menu Ferramentas, clique em Opções. Clique na ficha Segurança. Clique em Assinaturas Digitais. Para ver os detalhes de um certificado determinado, selecione o nome do assinante e clique em Ver certificado.
14. Feche o painel de tarefas no Office XP
O painel de tarefas é uma área do Office XP que mostra os comandos utilizados mais comumente. Se você não deseja utilizar o painel, pode fechá-lo durante a sessão atual do programa. Você também pode desativá-lo para que ele não apareça quando iniciar um programa do Office XP.
Para fechar o painel durante a sessão atual do programa:
No canto superior direito do painel de tarefas, clique em Fechar.
Obs: para ter de volta o painel de tarefas durante a sessão atual do programa, clique em Painel de tarefas do menu Visualizar. (No Access, selecone Barras de ferramentas no menu Visualizar e, em seguida, clique em Painel de tarefas).
No meu Ferramentas, clique em Opções. Na ficha Vista, sob Mostrar, desmarque Painel de tarefas de inicio check box (no FrontPage, na ficha Geral, sob Inicio, desmarque a opção Painel de tarefas ao iniciar).
Obs: Só se pode desativar o painel de tarefas no programa em que se está trabalhando. Por exemplo, se você fechar o painel de tarefas no Access, ele não será fechado no Excel.
O Office XP não permite criar macros ativadas por voz, mas é possível combinar o reconhecimento de voz com uma macro de aplicações do Office XP para ter o mesmo resultado. Digamos que você queira criar um comando que lhe permita adicionar seu endereço em um documento de Word. Siga este processo de três fases (note: o processo funciona em quase todas as aplicações do Office XP, mas há algumas diferenças no Outlook).
Se você utiliza certificados digitais para assinar arquivos ou macros no Microsoft Office XP, é possível que em algumas ocasiões precise transferir estes certificados a outro equipamento para poder utilizá-los também nesta segunda máquina. Os exemplos abaixo descrevem ocasiões nas quais é possível que você deseje transferir seus certificados:
O Office XP inclui software de reconhecimento de voz, mas não instalará essa característica no disco até que você escolha, Instalação Personalizada e abra as Características Compartilhadas do Office > Entrada alternativa de usuário > Voz e selecione "Executar de Meu Computador". Também se pode instalar esta característica posteriormente.
A forma mais simples de acrescentar voz desde o Word 2000.Selecionar Ferramentas>Voz e clicar em Sim quando for perguntado se quer instalar a característica. É preciso ter o CD-ROM do Office XP, obviamente.
Se não tiver o Word instalado, é possível habilitar o reconhecimento de voz da seguinte forma:
Iniciar > Configuração > Painel de Control e Adicionar/Remover Programas.
Na aba Instalar/Desinstalar, escolha Microsoft Office XP e clique em Adicionar/Remover. Aparece o diálogo de instalação do Office XP. Selecione Adicionar ou Remover Características e clique em Seguir.
Em Características para Instalar, clique no sinal (+) junto a Características Compartilhadas de Office.
Clique no sinal (+) junto a Entrada Alternativa de Usuário, clique em Voz, e escolha Executar de Meu PC" no menu.
Clique em Atualizar.
A área de transferência melhorada permite copiar até 24 informações (elementos) diferentes de uma só vez, através de todos os aplicativos do Office ou da Web e arquivá-las no Painel de Tarefas.
Se já há 24 elementos e você copia outro, o elemento que foi copiado em primeiro lugar (portanto, o que está há mais tempo na área de transferência) será eliminado para dar lugar ao novo.
Copie ou corte os elementos como de costume. A área de transferência do Office se ativa automaticamente quando o usuário copia ou corta um elemento.
Para ver os elementos na área de transferência: no Painel de Tarefas, menu Exibir, selecione Área de Transferência do Office.
Para selecionar um elemento individual da área de transferência, clique na seta localizada junto ao elemento que deseja e clique em Selecionar. Se deseja eliminar o elemento da área de transferência, clique em Excluir.
Pode-se selecionar elementos da área de transferência tantas vezes se queira. Se você utiliza o comando Colar normal, será colado no arquivo o primeiro elemento da área de transferência.
Ao clicar em Selecionar tudo, todo o conteúdo da área de transferência se colará no arquivo de destino. Se clicar em Apagar tudo, todos os elementos serão apagados da área de transferência.
Se não deseja utilizar a área de transferência, clique em Opções no painel de tarefas do porta-arquivos e, a seguir, clique em Recolher sem mostrar área de transferência.
O Office XP faz um auto-salvamento dos arquivos nos quais estava trabalhando no momento em que ocorre algum problema. Esta ação se realiza em aplicações como Word, Excel Access e PowerPoint.
Quando voltar a abrir qualquer aplicação, aparecerá a janela "Recuperar o Documento", na qual poderá escolher os arquivos que deseja recuperar e guardar.
Selecione o texto, gráfico ou objeto que deseja vincular. Pressione Ctrl + K no teclado. Na caixa de diálogo Inserir hiperlink, selecione as opções que deseja utilizar para o link e clique em Aceitar.
22. Mantenha um seguimento nas bases de dados
Uma nova pasta em Meus Documentos, "Minhas fontes de dados", permite aos usuários encontrar rapidamente uma conexão a uma base de dados ou outra fonte de dados sem ter que perder tempo buscando-a.
Na pasta Meus Documentos, selecione Minhas fontes de dados. Clique em Conectar-se a uma nova fonte de dados e recorra ao Assistente.
Uma vez adicionada a fonte de dados, você poderá voltar a acessá-la facilmente com apenas um clique no arquivo de fonte de dados criado.
Com o assistente "Salvar minhas configurações", os usuários podem guardar suas configurações diretamente em um arquivo no qual podem acessá-las facilmente e aplicá-las a outra máquina. Os usuários já não precisam recriar suas configurações um uma segunda máquina. Esta função inclusive poupa o tempo já que os administradores podem, mover as configurações rapidamente de uma máquina para outra.
Vá em Iniciar, selecione Programas, logo Ferramentas Microsoft Office e, por último, o Assistente salvar minhas configurações". Siga os passos indicados.
Na Web estão disponíveis milhares de imagens, sons, fotografias e animações clip-art que podem ser acessadas a partir de aplicativos do Office XP.
A Galeria Viva de Clip-art é atualizada mensalmente para que os usuários possam ampliar constantemente as possibilidades de seu design.
A partir de qualquer das aplicações Office XP, selecione Imagem de Clip Art no menu Inserir.
Aparece um painel de tarefas "Inserir imagem pré-definida". Você pode escrever no campo "Buscar Texto" a imagem que deseja encontrar no computador ou na Web.
No Excel e no Word, selecione Abrir no menu Arquivo. Selecione o arquivo que deseja abrir.
Selecione a seta logo abaixo do botão Abrir e escolha Abrir como somente leitura.
A partir daí você também pode abrir o documento selecionado como uma cópia ou também como Abrir e editar o documento.
Os usuários podem optar por apagar um aplicativo que não está respondendo enquanto se inicia a recuperação do documento. Também podem enviar o problema à Microsoft ou ao seu departamento de informática corporativa ao mesmo tempo.
Se uma aplicação não está respondendo, vá até o menu Iniciar do Windows.
Em programas, selecione Ferramentas Office.
Depois selecione Recuperação do aplicativo Office de Microsoft.
Selecione reiniciar ou finalizar o aplicativo.
Você pode comprimir imagens dentro de seus arquivos Office XP.
Abra a barra de ferramentas "Imagens" e selecione a que deseja comprimir.
Clique no botão Comprimir Imagens da barra de ferramentas Imagens.
Você pode selecionar o uso que deseja dar ao arquivo (Web, impressão, imagens para a tela, etc) e designar uma ou todas as imagens que devem ser otimizadas no arquivo. Depois, as imagens se encolhem e comprimem de maneira que se minimiza seu tamanho e seu peso sem reduzir a qualidade visual.
As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis sob um único comando em Ferramentas>Opções. Isto permite acessá-las facilmente sem ter que dirigir-se a vários lugares.
Em qualquer dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas.
Selecione o marcador Segurança.
Word, Excel e PowerPoint extraem vários tipos de informação pessoal dos documentos, mantendo sua privacidade quando você não quer que outras pessoas saibam quem criou ou modificou arquivos.
Selecione Ferramentas > Opções em qualquer destes aplicativos e clique em Segurança.
Nas opções de Privacidade, marque Eliminar informação pessoal deste arquivo ao salvar.
Quando salvar o arquivo, o Office apagará a informação pessoal ou a substituirá por dados genéricos.
Agora é possível criar um arquivo de configurações personalizadas, incluindo menu, barra de ferramentas e modificações de padrão. Armazene o arquivo localmente ou em um servidor seguro e depois, quando for utilizar um computador com Office XP com o qual não esteja acostumado, você poderá usar esse arquivo de perfil e convertê-lo em uma "cópia" virtual do seu.
Para fazer seu perfil clique no menu Iniciar do Windows. Escolha Ferramentas de Microsoft e clique em "Assistente Guardar minha Configuração". Siga as instruções do Assistente.
Guarde esta configuração localmente, na rede da empresa ou em seu disco de backup (o arquivo de configuração cabe num disquete).
Se o disco rígido do seu computador tiver problema e tiver que ser reinstalado o Office, poderá restauras facilmente sua configuração a partir deste arquivo.
Os novos painés de tarefas do Office (janelas que contêm ferramentas adequadas ao contexto) dão acesso a todo tipo de ferramentas de edição, mas ocupam ocupam bastante espaço na tela e podem atrapalhar a visão. Você pode mover os painéis de tarefas de qualquer aplicativo do Office da janela principal e colocá-los em qualquer lugar da tela, assim como pode reduzir seu tamanho.
Clique na parte superior do painel de tarefas e arraste-o para onde quiser. Na próxima vez que executar este programa e aparecer o painel de tarefas, estará onde você o deixou por último.
De fato, todos os programas do Office XP dão seguimento ao seu próprio painel de tarefas. Assim, você pode movê-lo para lugares diferentes no Word e no Excel, por exemplo, e eles aparecerão cada um no lugar em que você o deixou. Assim, você não perde tempo reconfigurando a área de trabalho a cada vez que inicia o aplicativo.
Acesso fácil às tarefas importantes de maneira rápida e oportuna. Para ativar os painéis de tarefa em cada programa faça o seguinte:
Vá ao menu Exibir e ative a opção Painéis de Tarefas.
Os Painéis de Tarefas se ativam automaticamente quando selecionamos algumas opções que precisam de um assistente.
Ao selecionar texto que tenha links em um documento do Word, pode acontecer de se abrir acidentalmente uma página Web ou um outro documento.
Com o Word 2002, você pode exercer mais controle sobre a função de links em seu documento em: menu Ferramentas > Opções > Editar.
Marque Usar Ctrl + Clic para links.
Se quiser assegurar-se de que suas apresentações não sejam vistas e/ou mudadas por outros usuários, o PowerPoint 2002 pode protegê-las enquanto você trabalha nelas.
No menu Ferramentas, clique em Opções e em Segurança.
Escolha uma senha e digite-a em Senha para Abrir ou Senha para Alterar, dependendo se você deseja que outros não possam ver a apresentação e/ou não possam modificá-la.
Clique em OK.
Se você precisa saber quantas palavras tem o seu documento, em vez de empregar a função Contar palavras do menu Ferramentas, use a nova barra de ferramentas contar palavras.
No menu Exibir, marque Barras de ferramentas e clique em Contar palavras.
Clique em voltar a contar para atualizar a conta quando desejar. Também é possível ver o número de caracteres, linhas, páginas e parágrafos.
Algumas vezes é necessário interromper uma lista numerada para introduzir um parágrafo de texto regular. Para continuar rapidamente com a numeração no parágrafo seguinte:
Clique em parágrafo de numeração na barra de ferramentas de Formato.
Quando aparecer a etiqueta de Opções de Autocorreção, selecione Continuar numeração.
A numeração continuará a partir do ponto em que foi interrompida.
Observação: se o botão de Opções de Autocorreção não aparece automaticamente, clique no menu de ferramentas das Opções de Autocorreção e marque as caixas Mostrar opções de autocorreção.
Por último, clique na aba Formatar enquanto escreve e marque a caixa de listas numeradas automática.
Rechace os emails que são lixo esvaziando a pasta Itens excluídos. Ao esvaziar a pasta de Itens excluídos, o Microsoft Outlook 2002 oferece a opção de enviar ou não enviar a confirmação de leitura solicitada pelo remetente (o Outlook 2002 também oferece esta opção depois que você recebe o email).
Muitos spammers (quem envia e-mails não solicitados) pedem a confirmação de leitura ou a resposta apenas para assegurar-se de que o endereço de e-mail está ativo. O melhor que se pode fazer é descartar essas mensagens sem repondê-las. Se os remetentes percebem que sua conta de correio eletrônico não está ativa é bem provável que a eliminem da lista.
Nota: O Outlook 2002 inclui outras características que podem ser utilizadas para limitar o lixo eletrônico na sua caixa postal.
Abra o Word 2002, Microsoft Excel 2002 ou Microsoft PowerPoint 2002.
No menu Ferramentas, clique em Opções.
Clique em Segurança.
Em Segurança de macros, clique na ficha Nível de segurança e verifique se Alto está ativado.
Se você recebe um arquivo (seja um livro, uma apresentação, um documento, etc) que contém macros (uma macro pode gravar os cliques do mouse e as teclas digitadas enquanto você trabalha e permitir reproduzí-los depois) assinadas com um certificado revogado, o conteúdo pode não ser seguro. Por isso, é importante manter o nível de segurança de macros em Alto.
Clique com o botão secundário do mouse no organograma (se você clicar em uma forma do organograma dentro do marcador de posição, aparecerá outro menu,clique em Formato do organograma.
Na ficha Cores e Linha, clique na lista de cor e siga um destes procedimentos:
Depois de inserir o organograma, clique no ícone Quadro de texto da barra de ferramentas Desenho e arraste até o lugar onde quer colocar o título.
Na caixa de texto, digite o título do organograma.
No Word, arraste a caixa de texto para situá-la exatamente no lugar que deseja.
No Excel ou PowerPoint, clique com o botão secundário do mouse na caixa de texto e clique em Recortar.
Clique com o botão secundário do mouse dentro da borda do desenho do organograma e clique em Pegar. Depois, arraste o texto para onde quer que o título fique.